Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Aidan Faes Rorschacher Strasse 32, 9000 St. Gallen, Schweiz Telefon: +41 79 954 21 00 E-Mail: founders@vidimas.com

Die verantwortliche Stelle entscheidet allein über die Zwecke und Mittel der Bearbeitung personenbezogener Daten, die im Zusammenhang mit dem Betrieb dieser Website und der angebotenen Dienstleistungen anfallen.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für den Webauftritt unter vidimas.com sowie für alle Subdomains und für die Datenbearbeitung im Rahmen unserer KI-Plattform, soweit nicht in einer separaten Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung mit Kundinnen und Kunden anders geregelt.

Wir richten unsere Datenbearbeitung nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) aus, soweit sie auf unser Angebot anwendbar ist – etwa gegenüber Kundinnen und Kunden sowie Websitebesuchenden in Deutschland, Österreich und dem übrigen Europäischen Wirtschaftsraum. Als Anbieter mit Sitz in der Schweiz gilt für uns zusätzlich das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG, in Kraft seit 1. September 2023). In Österreich ergänzt das Datenschutzgesetz (DSG) die DSGVO.

3. Welche Daten wir bearbeiten

Wir bearbeiten personenbezogene Daten ausschließlich in dem Umfang, der für den Betrieb der Website und die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist. Im Einzelnen können dies sein:

• Server-Logdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Aufrufs, User-Agent, Referrer-URL, abgerufene Ressource, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge. Diese werden technisch durch unseren Hosting-Provider erfasst.
• Kontaktaufnahme: Schreiben Sie uns per E-Mail, übermitteln Sie uns Name, E-Mail-Adresse und die Inhalte Ihrer Nachricht. Wir bearbeiten diese Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage.
• Terminbuchung: Beim Buchen einer Demo über unsere Cal.com-Buchungsseite übermitteln Sie Name, E-Mail-Adresse, Wunschtermin und ggf. weitere von Ihnen freiwillig angegebene Informationen.
• Vertragsdaten: Im Rahmen einer Auftragsbeziehung verarbeiten wir geschäftliche Kontaktdaten der Ansprechpersonen sowie Vertragsinformationen (Leistungen, Laufzeiten, Vergütungen, Korrespondenz).
• Konto- und Nutzungsdaten der Plattform: Beim Einsatz der KI-Plattform bearbeiten wir Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Rollen sowie Protokolldaten des Workspace. Inhalte, die Kundinnen und Kunden in die Plattform eingeben (Eingaben, Dokumente, angebundene Quellen), bearbeiten wir ausschließlich als Auftragsbearbeiter gemäß separater AVV; sie werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Bewerbungen: Wenn Sie sich auf eine ausgeschriebene Stelle bewerben, bearbeiten wir die uns übermittelten Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Referenzen) bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens und löschen sie spätestens sechs Monate danach, sofern Sie keiner längeren Speicherung zugestimmt haben.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Sicherheit der Website (berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Webauftritt – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO / Art. 31 Abs. 2 lit. d revDSG).
• Beantwortung von Anfragen und Anbahnung von Verträgen (vorvertragliche Maßnahmen – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG).
• Erfüllung bestehender Verträge mit unseren Kundinnen und Kunden, einschließlich Bereitstellung der KI-Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG).
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z.B. nach Handels-, Steuer- oder Mehrwertsteuerrecht – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO / Art. 31 Abs. 1 revDSG).
• Gegebenenfalls: Reichweitenmessung und Nutzungsanalyse zur Verbesserung des Angebots auf Grundlage einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / Art. 6 Abs. 6 revDSG), sofern ein entsprechendes Werkzeug zum Einsatz kommt; dies wird in Abschnitt 7 transparent ausgewiesen.

5. Auftragsbearbeiter und Drittanbieter

Für den Betrieb unserer Website und die Erbringung unserer Leistungen greifen wir auf sorgfältig ausgewählte Dienstleister zurück, die als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO bzw. Auftragsbearbeiter nach Art. 9 revDSG tätig werden:

• Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA – Hosting und Bereitstellung der Website inkl. Server-Logs und globaler Auslieferung über das Vercel-Edge-Netzwerk. Vercel ist nach den EU-Standardvertragsklauseln zertifiziert und unter dem EU-US Data Privacy Framework angemeldet.
• Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA – Domain-Verwaltung, DNS und ggf. CDN-/Sicherheitsfunktionen. Cloudflare ist Auftragsbearbeiterin und nach den EU-Standardvertragsklauseln zertifiziert.
• Cal.com, Inc. – eingebettetes Terminbuchungs-Widget unter cal.com. Bei einer Buchung werden die von Ihnen eingegebenen Daten an Cal.com übermittelt. Cal.com routet Anfragen aus dem EU-Raum auf EU-Rechenzentren und ist nach den EU-Standardvertragsklauseln zertifiziert.
• E-Mail-Versand und -Empfang: Geschäftliche E-Mail-Kommunikation läuft über Standard-E-Mail-Provider. Die genaue Anbieter-Konstellation wird hier veröffentlicht, sobald die Geschäftsinfrastruktur final aufgesetzt ist (geplant: Cloudflare Email Routing in Verbindung mit einem Mailbox-Anbieter mit Server-Standort in der EU).
• KI-Plattform: Für die Plattform setzen wir Infrastruktur- und Modellanbieter ein. Diese Datenbearbeitungen erfolgen im Rahmen der mit der jeweiligen Kundin bzw. dem jeweiligen Kunden geschlossenen Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung (AVV) und nicht über diese Website.

6. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

• Server-Logs: maximal 30 Tage, danach gelöscht oder anonymisiert.
• Anfragen per E-Mail: bis zur abschließenden Bearbeitung Ihrer Anfrage und gegebenenfalls bis zum Ende einer sich daraus ergebenden Geschäftsbeziehung, längstens jedoch zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (in der Regel sechs bis zehn Jahre).
• Vertragsdaten: für die Dauer des Vertrags und im Anschluss bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
• Plattformdaten: für die Dauer des Vertrags; nach Vertragsende werden Kundendaten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Bewerbungsdaten: bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens und längstens sechs Monate darüber hinaus, sofern keine Anstellung erfolgt und keine längere Speicherung ausdrücklich gewünscht ist.

7. Cookies und Tracking

Diese Website setzt zum aktuellen Zeitpunkt keine Analyse-Cookies und keine Werbe-Cookies ein. Es können technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speichermechanismen durch unseren Hosting-Provider oder durch eingebettete Drittanbieter (z.B. Cal.com) gesetzt werden, soweit dies für die Funktion der jeweiligen Seite zwingend erforderlich ist.

Sollten wir künftig Webanalyse- oder Marketing-Werkzeuge einsetzen – etwa zur Reichweitenmessung, A/B-Optimierung oder Conversion-Tracking – werden wir diese Erklärung entsprechend ergänzen und vorab eine den gesetzlichen Anforderungen genügende Einwilligung über ein Consent-Banner einholen.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Im Rahmen der anwendbaren Datenschutzgesetzgebung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft über die von uns über Sie bearbeiteten Daten;
• Recht auf Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten;
• Recht auf Löschung;
• Recht auf Einschränkung der Bearbeitung;
• Recht auf Datenherausgabe bzw. -übertragbarkeit;
• Recht auf Widerruf einer einmal erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft;
• Recht auf Widerspruch gegen die Datenbearbeitung, insbesondere bei Bearbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an founders@vidimas.com. Zur Verifizierung Ihrer Identität können wir geeignete Nachweise verlangen.

Unabhängig davon haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren – in Deutschland bei der Datenschutzaufsicht Ihres Bundeslandes oder beim BfDI, in Österreich bei der Datenschutzbehörde (dsb.gv.at), im übrigen EWR bei der jeweiligen nationalen Behörde und in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, edoeb.admin.ch).

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unberechtigten Zugriff zu schützen. Diese Maßnahmen werden laufend dem Stand der Technik angepasst. Die Übermittlung von Daten über das Internet ist transportverschlüsselt (TLS).

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Maßgeblich ist jeweils die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs veröffentlichte Fassung.